Facturatieprogramma of Word/Excel ?
Toen ik pas als zelfstandige begon maakte ik mijn facturen via excel. Dit alleen al omdat excel reeds op mijn computer stond en ik al vrij goed met excel kon werken.
Enkele voordelen van werken met excel:
- De meeste mensen hebben wel enige kennis van excel
- Het is vrij gemakkelijk in gebruik
- Je kan er gemakkelijk formules invoeren
- Je kan excel eventueel koppelen aan een database zoals Acces of MySqlMySql = is een opensource-management systeem voor relationele databases. Wordt meestal samen gebruikt met de programmeertaal php) ,alhoewel je daar natuurlijk al wat meer kennis voor nodig hebt.
Enkele nadelen van werken met excel:
- Opletten dat je geen dubbele nummering gebruikt
- Nog veel handmatig werk
- Je moet er op letten dat er geen fouten sluipen in je formules
Welk programma dan gebruiken om te factureren?
Om tijd te besparen ben ik een 3-tal jaren geleden overgestapt op het online programma CoManage. Dit facturatie- en offertepakket is gemaakt door de Belgische firma Cre8 bvba.
Wat zijn de mogelijkheden van CoManage?
Contactpersonen beheren
Je kan op vrij eenvoudige wijze je klantgegevens en leveranciersgegevens ingeven.
Je hoeft maar gewoon het BTW nummer in te geven en Comanage vult de andere bedrijfsgegevens zelf aan. (Naam en adresgegevens)
De overige gegevens zoals telefoon, emailadres, website, taal, … kan je daarna nog zelf toevoegen.
Tevens is het ook mogelijk om de gegevens te importeren via een csv-bestand of excel-bestand.
Producten en diensten ingeven
Om het ingeven van offertes en facturen gemakkelijker te maken, kan je al je producten of diensten ingeven.
Mogelijkheid tot ingeven van verkoopprijs, aankoopprijs, kortingen, btw percentage.
Offertes opmaken
In CoManage zitten verschillende offerte templates. Kies welke je het mooiste vind en je kan beginnen met offertes op te maken.
Nadat je offerte klaar is, kan je ze vrij gemakkelijk vanuit CoManage doormailen naar je klant. Ook bestaat de mogelijkheid om de offerte als pdf te downloaden.
Facturen maken
Nadat je klant de offerte heeft opgemaakt, kan deze vrij gemakkelijk worden omgezet naar een factuur.
Ook is het mogelijk om terugkerende facturen te maken, bv. Een kost die je maandelijks aan een klant moet doorrekenen. Dit kan allemaal op automatische piloot.
Nadat je factuur is aangemaakt, kan ze eenvoudig worden verstuurd naar je klant via CoManage. Ook kan je de factuur nog downloaden voor je boekhouding.
Aanmaningen sturen
Indien je klant niet op tijd betaald kan je hem/haar via CoManage een herinnering sturen. Ook dit proces kan volledig geautomatiseerd worden.
Conclusie
Zoals je in dit blogartikel kan zien is CoManage een heel gebruiksvriendelijk programma. Ik ben er zeer tevreden mee, want het bespaart mij een heleboel administratief werk.
En dan nu het mooiste van CoManage : Het kost slechts 10 euro per maand. Voor dit geld kan je echt niet blijven sukkelen in Word of Excel.
Neem zeker eens een kijkje op : https://comanage.me/
Je kan trouwens 14 dagen GRATIS uitproberen!
Tags: facturatieprogramma – CoManage – offerteprogramma – online factureren – online facturatieprogramma – online offerteprogramma – online facturatietool
